Ügyrend

Szent Atanáz Görögkatolikus Főiskola Könyvtárának Ügyrendje

SZMSZ 4. sz. MELLÉKLETE

 

1. Állományalakítás

1.1 Gyarapítás A Könyvtár állománya vétel, kötelespéldány, ajándék, vagy csere útján gyarapodik nyomtatott, vagy egyéb hordozókon kiadott, különböző típusú (könyv, periodika, AV dokumentum) művekkel.

1.2 Az állománygyarapítás során figyelembe kell venni a Főiskola bármely szervezeti egységének hivatalos igényeit és az olvasók javaslatait is.

1.3 Minden esetben csak a Könyvtár gyűjtőkörébe tartozó dokumentumokat lehet beszerezni. Ez különösen vonatkozik az ajándék vagy csere dokumentumokra.  

1.4 A beszerzés során körültekintően kell meghatározni a beszerzendő példányszámokat.

1.5 A dokumentumok beszerzéséről a rektor határoz. 


2. Állományba vétel

2.1 A Könyvtár birtokába jutott dokumentumokat állományba kell venni. A leltári nyilvántartás a Könyvtár vagyoni alapokmánya, mely nem selejtezhető. 
A leltári nyilvántartás kétféle: egyedi (cím) leltár és csoportos leltár.

2.2 Az állományba vett könyveket és off line elektronikus dokumentumokat a vonatkozó szabályozásnak megfelelően tulajdonbélyegzővel és leltári számmal kell ellátni és adatait be kell vezetni az egyedi leltári nyilván tartásba.

2.3 A vásárolt dokumentumok számláin igazolni kell a leltárba vétel tényét (leltári számok, kelt). Az eredeti számla a Gazdasági Osztályra kerül, a számla másolatát a Könyvtár megőrzi.

2.4 A könyvtárba egy szállítmányként érkező dokumentumok darabszámát, leltári számait és értékét be kell vezetni a csoportos leltárkönyvbe, mely nyilvántartás az állomány számszerűségének nyilvántartására szolgál.

2.5 A Könyvtár folyóirat-állományát úgy kell összeállítani, hogy mindenkor alkalmazkodjék a fenntartó intézmény képzési és kutatási profiljához, valamint, hogy segítséget nyújtson a különféle szervezeti egységeknek feladataik elvégzése során. 

2.6 A megrendelt periodikáról olyan nyilvántartást kell vezetni, amelyből bármikor megállapítható, hogy mely folyóiratok találhatók meg a Könyvtárban. A kurrens anyagot tulajdonbélyegzővel ellátva kell érkeztetni. 

2.7 A megőrzésre szánt bekötött/tékázott évfolyamokat is a fenti szabályok (2.1-2.4 pontok) szerint be kell leltározni.

2.8 A kurrens folyóiratanyagot az olvasóteremben kell elhelyezni, a régebbi évfolyamok a raktárba kerülnek.

 

3. Feldolgozás

3.1 Az állományba került dokumentumokról bibliográfiai leírást kell készíteni, úgy hogy a dokumentumok adatai alapján a mű mindenkor megtalálható és különféle szempontok alapján beazonosítható legyen.

3.2 A feldolgozás során a dokumentumokat a használati jogosultságra (kölcsönözhető, védett) vonatkozó jelölést kapnak és el kell látni azokat a helyrajzi számot feltüntető címkével. 

3.2 Az állományba került hagyatékok, ajándékok esetében a bibliográfiai feltárás során jelölni kell a hagyatékozó/ajándékozó személyét/intézményét, annak érdekében, hogy az így tulajdonba került állományrészeket a Könyvtár „virtuálisan” egyben tarthassa.

3.3 A muzeális különgyűjteménybe kerülő dokumentumokat a jogszabályok értelmében külön nyilvántartásba kell beírni, adataikat a központi adatbázisokba jelenteni kell.
 

3. Apasztás

3.1 A Könyvtár állományából ki kell vonni azt a dokumentumot, amely 

• fizikai állapota alapján könyvtári használatra alkalmatlan, esetleg megsemmisült
• tartalmilag elavult,
• gyűjtőkörbe nem tartozó, 
• többes példánya már indokolatlan,
• elkallódott, illetve
• az olvasó elvesztette és pótlása lehetetlen.

3.2 Állományapasztásnál minden esetben jegyzőkönyvet kell készíteni, mely tartalmazza a törölt dokumentumok főbb bibliográfiai adatait, darabszámát és az egyedi leltárkönyvi értékét. A törölt dokumentumokat a leltári nyilvántartásból és az online katalógusból ki kell vezetni. 


4. Állományvédelem

4.1 Biztosítani kell az állomány állagának megőrzését, valamint biztonságát lopás, tűz, víz és rovarkártevők ellen. 

4.2 A könyv- és folyóirat-állomány épségét köttetéssel kell óvni, szem előtt tartva a Főiskola oktatási és kutatási profilját és az ésszerű takarékosságot.
 

5. Állományellenőrzés (leltározás)

5.1 A Könyvtár köteles az érvényes jogszabály szerint állományát ellenőrizni. 
Az időszaki állományellenőrzés módját, periodicitását az adott időpontban érvényes jogszabály határozza meg. 

5.2 Az állományellenőrzés tényét és eredményét, az esetleges leltári hiányt jegyzőkönyvben kell rögzíteni, és a rektort tájékoztatni kell az ellenőrzés eredményéről. A rektor e tényt aláírásával tanúsítja.

 

6. Olvasószolgálat

6.1 A szolgáltatások igénybevételének szabályait a Könyvtárhasználati Szabályzat rögzíti. 

6.2 Az olvasó kötelessége a meghatározott helyeken elhelyezett füzetekben aláírásával dokumentálni a könyvtárba való belépést, valamint a számítógép használatot.

6.3 Az olvasó jelezze kölcsönzési vagy helyben használati szándékát a könyvtár munkatársainak. Dokumentumkérés a katalógus alapján kitöltött kérőlappal kezdeményezhető.

6.4 Indokolt esetben olvasóink kéréseit könyvtárközi kölcsönzéssel is ki tudjuk elégíteni. Ez a szolgáltatás díjköteles.
Könyvtárközi kölcsönzéssel a Könyvtár más könyvtárak kéréseit is kielégítheti, az általunk megszabott feltételekkel.
A könyvtárközi kölcsönzések esetén a könyvtáros köteles betartani és betartatni a kölcsönzésre vonatkozó rendelkezéseket. 

6.5 A könyvtáros kötelessége az olvasói és kölcsönzési nyilvántartások pontos, naprakész vezetésére.
Az olvasói nyilvántartásnak tartalmaznia kell a beiratkozott olvasó természetes személyazonosító adatait és lakcímét, valamint a kapcsolattartáshoz szükséges adatokat, melyeket az Általános Adatvédelmi Rendeletben foglaltaknak megfelelően kell kezelni.

6.6 A könyvtár és használói közötti kommunikáció formái: személyes, telefonos, e-mail, illetve on-line.


7. Statisztika

A Könyvtár tevékenységéről évente átfogó statisztikai jelentést készít a Kormány által meghatározott módon az Országos Statisztikai Adatgyűjtési Program számára. Statisztikai adatszolgáltatás történik az egyházi szervek irányába is pl. Országos Katolikus Gyűjteményi Központ.
 

8. Tájékoztató tevékenység

8.1 A Könyvtár támogatja az intézmény hallgatóit, oktatóit, dolgozóit a szakirodalom használatának elsajátításában, az önálló ismeretszerzéshez szükséges jártasság és készség megszerzésében oktatással, szóbeli tájékoztatással és a Főiskola könyvtári honlapján keresztül. 

8.2 A könyvtárhasználók faktografikus tájékozódását a könyvtár részlegeiben kifüggesztett tájékoztató táblák, valamint a könyvtár honlapján megtekinthető tájékoztatók, könyvismertetők, linkgyűjtemények, adatbázisok is segítik. 


9. Dokumentációs szolgáltatás

9.1 Oktatóink publikációs jegyzékeit a Magyar Tudományos Művek Tárának (MTMT) rendszeréből tesszük elérhetővé. Ennek építése, naprakész állapotban tartása a kutatók és a könyvtári MTMT adminisztrátor feladata.

9.2 Dolgozóink előadásait az intézet saját építésű adatbázisában tartja nyilván a Könyvtár.

9.3 A Főiskolán elfogadott szakdolgozatokat, portfóliókat a Könyvtár őrzi, ezek a könyvtár katalógusában feltártak és kizárólag helyben használhatók.

10. A Könyvtár nyitásának és zárásának rendje

A Könyvtár állományáért a könyvtár dolgozói felelősséggel tartoznak, ezért kulcsokat a könyvtárosokon kívül, a Főiskola oktatói, dolgozói csak rendkívül indokolt esetben – a főkönyvtáros tudtával – kaphatnak. 


A szabályzat visszavonásig érvényes; egyúttal minden korábbi szabályozás érvényét veszti.

Nyíregyháza, 2021. január 24.

Készítette:

Dr. Kührner Éva
főkönyvtáros